Il Knowledge Management: salvaguardare e accrescere la conoscenza

Nel 2010 è stata rafforzata la governance del KM, sono state avviate nuove CoP nelle aree Safety, Environment & Social Investment, Value & Risks Management, ed è cominciata una prima fase di coinvolgimento dei membri delle Comunità di Agip KCO. Tramite le CoP sono stati diffusi e valorizzati i risultati dei progetti R&D e sono stati formalmente coinvolti i Knowledge Owner.
È proseguita l'applicazione della metodologia innovativa Knowledge Network Analysis alle aree professionali di sede e agli asset coinvolti nell'attività di Production Check (PROD).
La Knowledge Network Analysis consente la mappatura del network professionale al fine di:

• monitorare gli scambi di conoscenza;
• identificare nuove CoP e ingrandire quelle esistenti;
• identificare i key-player delle aree tecniche;
• identificare gli junior ad alto profilo e reclutarli nelle CoP;
• identificare gli opinion leader emergenti;
• monitorare il contributo proveniente dai principali stakeholder del KMS.

Nel 2010 la KNA è stata applicata a un distretto produttivo, nell'ambito del più ampio progetto di Asset Integrity, in collaborazione con la Produzione e l'Organizzazione. In particolare, il contributo offerto dalla KNA ha risposto all'obiettivo di "valorizzazione del know-how delle risorse dell'asset", attraverso la mappatura della rete informale delle circa 1400 persone coinvolte. A tale scopo è stato condotto un survey on line su tutto l'organico del distretto, che ha consentito la rilevazione della rete della collaborazione quotidiana e la rete del problem solving.
L'analisi ha quindi consentito di:

• identificare opinion leader e risorse emergenti, al fine di inserirli all'interno delle CoP, per valorizzare maggiormente le loro competenze e nel contempo aumentare il coinvolgimento dell'intero distretto nelle attività di KM;
• identificare potenziali aree di miglioramento, in ottica di maggiore integrazione di alcune funzioni aziendali;
• misurare il coinvolgimento delle diverse fasce di età del personale del distretto nelle attività di collaborazione quotidiana e problem solving;
• misurare il coinvolgimento dei soggetti esterni al distretto (altre società Eni e contrattisti).

Nel 2010 la divisione G&P ha dato un significativo impulso alla condivisione e valorizzazione delle proprie conoscenze. E' stato infatti messo online il portale di KM, disponibile per tutti gli utenti di Intranet e finalizzato alla condivisione della conoscenza critica per il business G&P. Offrendo un accesso unico e strutturato alle informazioni, alla documentazione e ai link di interesse per il business, è stato così possibile integrare le conoscenze frammentate e disperse, coinvolgere team delocalizzati sul territorio, favorire una più rapida formazione dei giovani e la nascita di reti informali e di canali paralleli di apprendimento, assicurando maggiore snellezza nei processi decisionali.
Sono state aperte le CoP IDEA (Informative Data-base Energy authorities Acts), rivolta a tutto il settore G&P e dedicata a diffondere le analisi del quadro normativo e regolatorio e i relativi impatti sul business (circa 400 contributori), e InGas (Intelligence Gas Supply) che analizza e divulga i documenti relativi ai mercati di approvvigionamento del gas e alla loro evoluzione con riferimento al contesto socio/geo-politico (circa 50 membri).
Alla luce dei risultati positivi raggiunti con le prime due CoP, sono allo studio altri progetti di sviluppo.
Nel corso del 2010 sono stati organizzati tre seminari tenuti dai knowledge owner, con una partecipazione complessiva di 200 risorse, incentrati sul trasferimento e sulla diffusione della conoscenza, relativamente a tematiche tecniche e commerciali del business gas.
In Enipower nel 2010 è stato avviato il sistema di KM dell'area, basato su 5 comunità di pratica: Meccanica (38 componenti), Elettrica (39 componenti), Strumentale (21 componenti), Esercizio (73 componenti) e HSEQ (18 componenti), che operano in maniera integrata. L'attività ha coinvolto il gruppo di progetto composto dai referenti delle CoP, dai rappresentanti del Management aziendale delle funzioni interessate e della funzione HR, con il supporto delle aree ECU/KM e Eni/ICT.
Parallelamente alla creazione e all'avvio del sistema è stato approntato un piano di change management, comprensivo di azioni di comunicazione (aggiornamenti sul portale intranet myeni e organizzazione di un concorso interno per trovare uno slogan e un'immagine rappresentativa per il sistema), coinvolgimento, motivazione e formazione per tutte le risorse coinvolte.

Nel 2010 erano attive 22 CoP per un totale di circa 750 utenti. E' proseguito il processo di consolidamento e diffusione delle attività di KM finora avviate e sono stati individuati nuovi ambiti di applicazione.
E' stato realizzato il nuovo portale che racchiude in modo integrato tutte le attività, informazioni e iniziative di KM della Divisione. Il portale contiene quattro sezioni nelle quali sono descritte le esperienze in tema di KM delle funzioni:

• Industriale e Logistica Primaria, con la descrizione del Progetto Sophia e la suddivisione nelle tre Aree - Tecnica, Tecnologica e Gestionale – di confluenza delle COP;
• Commerciale Retail Italia, con lo strumento di KM Agorà per la comunicazione e la diffusione delle best practices verso la Periferia Commerciale ed il Nuovo Portale Gestori che rappresenta il canale di comunicazione diretta con i 4.500 Gestori dei punti vendita aziendali;
• Ricerca e Sviluppo Tecnologico, con la creazione di Comunità di Pratica trasversali;
• Technical Development and Projects, con la suddivisione tra le aree "Development Initiatives", "Process Technology" e "Projects Implementation", ed il riferimento per ciascuna di esse ad attività, struttura, portfolio ed elenco progetti.

Sono stati inoltre realizzati workshop formativi per valorizzare la professionalità, le competenze specialistiche e il know-how strategico dei Knowledge Owner. Nel 2010 è stato effettuato un incontro su tematiche di competenza HR relative a: processo di pianificazione, controllo occupazione e costo lavoro; premio di partecipazione; politiche retributive, al quale hanno preso parte 27 risorse appartenenti alla struttura HR Sede e ai Poli Territoriali del Personale.

Il sistema di Knowledge Management HSE, inteso come insieme di procedimenti operativi e di soluzioni organizzative e tecnologiche che consentono di acquisire, convalidare, consolidare e diffondere la conoscenza sulle tematiche HSE, è uno strumento di supporto ai processi di business, al fine di migliorarne l'affidabilità e l'efficienza attraverso la gestione, lo sviluppo e la diffusione del patrimonio di conoscenze dell'Area Professionale HSE.
L'Area Professionale HSE è formata dalle persone che hanno competenze specifiche e svolgono la propria attività lavorativa nel settore HSE. In tale ambito viene gestito e sviluppato il Know-how specialistico e viene promosso il processo di sviluppo professionale delle persone coinvolte.
Lo strumento di cui Eni si è dotata per la gestione e lo sviluppo del know-how HSE è il Modello di Area Professionale HSE per la valorizzazione delle risorse dedicate alle tematiche HSE, con particolare attenzione al loro patrimonio di conoscenze ed expertise.
Il Modello consente, attraverso il coinvolgimento dei membri dell'Area Professionale, il monitoraggio continuo della composizione e del patrimonio di conoscenze dell'Area HSE e permette di orientare, sempre più efficacemente, la formazione in base ai fabbisogni rilevati per l'Area HSE.
Uno dei principali tool di diffusione della cultura HSE è il Portale HSE che, fornendo un quadro articolato di informazioni sui temi HSE, contribuisce alla formazione e all'aggiornamento professionale del personale.
Inoltre attraverso la costituzione di Comunità di Pratica su temi HSE, con il coinvolgimento di membri che condividono basi di conoscenze analoghe e operano su processi e in attività omogenee, si persegue l'obiettivo di knowledge sharing e problem solving di aspetti operativi, ottimizzando le sinergie tra i diversi settori di business dell'Eni.
Infine, a compendio dei principali strumenti del Knowledge Management, vi è il presidio della formazione HSE, attuato anche attraverso le figure dei Knowledge Owner HSE, che consentono la valorizzazione delle competenze specialistiche ed il Knowledge sharing nelle aree strategiche di interesse Eni.

L'impegno nelle attività di Knowledge Management, avviato in Polimeri Europa a partire dal 2008, si è mantenuto costante nel 2010. Per la società, il KM costituisce strumento di supporto ai processi di business, per migliorarne l'affidabilità e l'efficienza attraverso la gestione, lo sviluppo, la diffusione e l'utilizzo del patrimonio di conoscenze dell'azienda.
In particolare, durante il corso dell'anno è stata data visibilità al portale attraverso iniziative di comunicazione specifiche, tra cui un messaggio dell'Area Knowledge Coordinator dell'Area Tecnica pubblicato sul sito afferente in occasione della creazione della Cop Affidabilità.
Un'altra iniziativa di comunicazione/coinvolgimento ha visto l'invio agli utenti del portale di un questionario volto a misurare il livello di gradimento di Sophia e a raccogliere utili suggerimenti per il suo miglioramento. I risultati della survey sono stati successivamente resi pubblici attraverso un'intervista al Chief Knowledge Officer di pe pubblicata sul sito afferente.
E' stata ampliata la diffusione e l'utilizzo del portale attraverso la creazione di nuove CoP che si sono aggiunte a quelle presenti, arrivando a coprire altri ambiti di Knowledge.
In particolare è stata creata la Cop Affidabilità Impianti in Area Tecnica e le Cop Elastomeri, Polietilene, Stirenici in Area Tecnologica, per un totale di 8 Cop attive e 550 utenti abilitati.
Infine, per favorire una sempre maggiore integrazione tra le diverse parti della società e un sempre maggiore scambio di Know How ed esperienze, si è reso il portale navigabile senza limiti a tutti gli utenti abilitati.

Nel corso del 2010 sono stati organizzati cinque seminari, con una partecipazione complessiva di 236 risorse, incentrati sul trasferimento e sulla diffusione della conoscenza, sia relativamente a tematiche tecnico-specialistiche, sia a temi trasversali, come ad esempio la Sostenibilità.
Grazie ai seminari, aperti a tutte le persone della società, è stato possibile approfondire la conoscenza delle principali attività operative e di specifici contesti geografici legati a progetti in corso o in fase di sviluppo. Nel corso dei prossimi anni proseguirà l'organizzazione di tali iniziative con l'obiettivo di assicurare un coinvolgimento più ampio e marcato dei Knowledge owner.